Factura electrónica obligatoria entre empresas: plazos de 2027 y 2028 y cómo prepararse

La factura electrónica será obligatoria entre empresas y profesionales en España a partir del 6 de octubre de 2027 para quienes superen 8 millones de euros de volumen de operaciones y del 6 de octubre de 2028 para el resto, autónomos incluidos. Las fechas quedaron fijadas cuando entró en vigor, el 6 de octubre de 2026, la Orden HAC/1028/2026, que regula la solución pública de facturación electrónica. Un PDF enviado por correo dejará de servir: la factura tendrá que ser un fichero estructurado, viajar por una plataforma y, además, informar de si se ha aceptado y pagado.

Calendario de la factura electrónica obligatoria B2B

El Real Decreto 238/2026, que desarrolla la facturación electrónica entre empresarios, no fijaba fechas: las hacía depender de la orden ministerial de la solución pública (12 meses después para las grandes y 24 para el resto). Publicada la orden, el calendario queda así, como recoge el análisis de Cuatrecasas sobre la cuenta atrás de la factura electrónica B2B:

El umbral de 8 millones se mide con el volumen de operaciones del IVA (artículo 121 de la Ley del IVA), no con la cifra de ventas de las cuentas anuales.

Qué cuenta como factura electrónica a partir de ahora

Hoy muchas empresas llaman «factura electrónica» a un PDF. Con la nueva norma, la factura válida es un mensaje estructurado que un programa puede leer sin intervención humana. El artículo 7 del Real Decreto 238/2026 exige:

• Modelo semántico europeo EN 16931, el mismo que se usa en la contratación pública de la Unión Europea.
• Una de estas sintaxis: UBL, CII, EDIFACT o Facturae. La solución pública de la Agencia Tributaria trabaja en UBL, y el preámbulo admite Peppol BIS en las plataformas privadas por basarse en UBL y EN 16931.
• Una codificación única por factura, que combina NIF del emisor, serie y número y fecha de expedición.

Quedan fuera las ventas a consumidores finales y, en general, las facturas simplificadas (tiques), salvo las cualificadas. El destinatario debe ser un empresario o profesional establecido en España.

Plataforma privada o solución pública de la AEAT

Cada empresa elige cómo emitir y recibir sus facturas:

1. Solución pública de la Agencia Tributaria. Gratuita, con formularios web y servicios web para emitir, recibir y consultar. Por norma debe estar disponible al menos dos meses antes de la primera fecha obligatoria, es decir, como tarde a principios de agosto de 2027. Encaja en empresas con pocas facturas y sin ERP.
2. Plataforma privada. La de tu proveedor de software o un operador especializado. Debe interconectarse sin coste con las demás plataformas y con la pública, y enviar a la Agencia Tributaria una copia fiel de cada factura en UBL al mismo tiempo que la emite. El reglamento les exige, entre otras cosas, certificación ISO/IEC 27001 o equivalente, firma o sello electrónico avanzado y plan de continuidad.

Para una pyme con ERP, lo habitual será que el propio programa de gestión se conecte a una plataforma privada. La decisión importante no es «pública o privada», sino si el sistema que usas hoy podrá hacerlo sin dobles registros ni trabajo manual.

Estados de la factura: el cambio que más afecta a cobros y pagos

Esta es la novedad que menos se comenta y la que más trabajo genera. El artículo 10 del Real Decreto obliga al destinatario a comunicar:

• La aceptación o el rechazo comercial de la factura, con su fecha.
• El pago efectivo completo, con su fecha.

El plazo es de cuatro días naturales, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales, desde que se produce el hecho. Si la factura no se rechaza, se presume aceptada. Los pagos parciales y la cesión a terceros, como el factoring, se pueden informar de forma voluntaria.

En la práctica, administración y tesorería tendrán que registrar aprobaciones y pagos en el sistema con disciplina, porque esa información llegará a la Administración: uno de los objetivos de la Ley Crea y Crece es reducir la morosidad entre empresas. Si hoy las facturas de proveedor se aprueban por correo y se pagan desde la banca sin conciliar en el ERP, ese proceso tendrá que cambiar.

Factura electrónica y Verifactu: dos obligaciones, un mismo proyecto

La factura electrónica B2B regula cómo se emite e intercambia la factura. Verifactu regula los requisitos del programa de facturación. Son normas distintas, pero tocan los mismos sistemas, así que conviene abordarlas como un único proyecto. Hacienda anunció el 5 de octubre de 2026 que quiere retrasar Verifactu a octubre de 2028 para hacerlo coincidir con la factura electrónica de las pymes; a fecha de este artículo ese aplazamiento sigue sin publicarse en el BOE. Lo explicamos en nuestro artículo sobre el aplazamiento de Verifactu a 2028 y qué debe preparar una pyme.

Plan de preparación en 6 pasos

1. Confirma tu fecha. Pide a la asesoría el volumen de operaciones del año anterior para saber si te toca 2027 o 2028.
2. Inventaria por dónde salen y entran facturas. ERP, programa de contabilidad, tienda online, plataformas de reservas, desarrollos propios y facturas de proveedores que llegan en papel o PDF.
3. Pregunta por escrito a tu proveedor de software. Si generará UBL u otra sintaxis válida, con qué plataforma se conectará, si recibirá facturas estructuradas de proveedores y cómo informará de aceptación y pago. Pide fechas.
4. Revisa el proceso de aprobación y pago. Quién acepta o rechaza una factura, en qué sistema y cómo se registra el pago para cumplir el plazo de cuatro días.
5. Limpia los datos maestros. NIF, razón social y direcciones de clientes y proveedores correctos. Con facturas estructuradas, un dato mal escrito provoca rechazos automáticos.
6. Prueba antes de la fecha. Emite y recibe facturas de prueba con algunos clientes y proveedores en cuanto tu plataforma lo permita. Si eres proveedor de una gran empresa, te pedirá el formato estructurado desde octubre de 2027.

Si la revisión muestra que el programa actual no podrá adaptarse, es buen momento para replantear el sistema de gestión con criterio y no con prisas. Un director de sistemas externo que coordine proveedores y sistemas de facturación puede dirigir esa decisión y el calendario de adaptación sin que tengas que contratar un perfil a tiempo completo.

Preguntas frecuentes

¿Afecta la factura electrónica obligatoria a los autónomos?

Sí. Los autónomos que facturan a empresas o a otros profesionales tendrán que emitir factura electrónica desde el 6 de octubre de 2028. La comunicación de los estados de la factura será voluntaria para ellos hasta el 6 de octubre de 2029.

¿Podré seguir enviando facturas en PDF?

Como copia, sí. Como factura válida entre empresas, no: la factura será el fichero estructurado. Las empresas de más de 8 millones de euros deberán acompañarla de un PDF legible durante su primer año, salvo que el cliente lo rechace.

¿Afecta a las ventas a particulares?

No. La obligación se limita a operaciones entre empresarios y profesionales. Las ventas a consumidores siguen sus reglas actuales, incluido Verifactu cuando se aplique.

Conclusión

La factura electrónica obligatoria ya tiene fecha y no es solo un cambio de formato: afecta a cómo se aprueban, registran y pagan las facturas. Las empresas que empiecen ahora el inventario y la conversación con su proveedor llegarán a 2027 o 2028 con margen y sin rehacer el trabajo de Verifactu. Si quieres revisar cómo afecta a tus sistemas, solicita una conversación inicial de 30 minutos con RAZNAR y te ayudamos a priorizar.