Antes de renovar un contrato de soporte, cloud, ERP o desarrollo, compara qué cubre cada proveedor y qué necesita tu empresa para operar. Esta plantilla de RAZNAR permite reunir evidencias, detectar dependencias y preparar una decisión con dirección.
Recurso abierto: puedes usarlo sin dejar tu correo. Es un ejemplo de trabajo, no una auditoría ni una certificación de proveedores.
Descargar plantilla editable de evaluación de proveedores IT (Excel .xlsx)
Cómo usar la plantilla: solo dos pasos
- Inicio: completa empresa, proyecto y responsables. Selecciona sector, tamaño, momento de revisión y objetivo mediante desplegables. La fecha objetivo es opcional hasta acordarla.
- Responder: elige Sí, comprobado; Parcial; No; No lo sé; o No aplica. Añade una referencia si afirmas que está comprobado y una explicación si no aplica.
Las pestañas Resultado y Plan se completan automáticamente. Proponen qué aclarar o preparar, prioridad, responsable de la ficha y fecha objetivo. No necesitas volver a copiar esos datos. Las propuestas deben validarse con el equipo.
Las celdas azules son editables. Las calculadas están protegidas para evitar borrados accidentales; puedes desproteger la hoja sin contraseña si necesitas adaptarla. Filtra el plan para revisar las prioridades. El ejemplo de Inicio muestra cómo responder cuando aún no tienes evidencia.
Costes opcionales: compara tres escenarios cuando tengas datos suficientes. No hace falta completar esta pestaña para usar la evaluación guiada.
El libro no requiere macros ni conexiones de datos externas. Ábrelo en Excel o LibreOffice de escritorio para recalcular. Las recomendaciones se basan en reglas de tus respuestas: no verifican documentos ni aprueban por ti un proyecto, contrato o respuesta al cliente.
Abre el archivo en Excel o LibreOffice. Empieza por la pestaña Inicio y guarda una copia por proveedor. Conserva las evidencias en tu propio repositorio autorizado.
1. Define qué servicio necesitas comparar
Anota el proveedor, el servicio y el proceso del negocio que depende de él. Compara ofertas con el mismo alcance: una propuesta de soporte en horario laboral no equivale a disponibilidad continua. Identifica qué interrupción puedes tolerar y quién tiene autoridad para aceptar un riesgo.
2. Reúne evidencias en seis áreas
Coste y condiciones
Revisa cuota, usuarios, consumo, implantación, extras, revisión de precios y renovación. Pide un desglose para tu escenario real y otro si crece el uso. No compares solo la primera factura: incluye transición y salida.
Alcance y responsabilidades
Identifica qué está incluido, qué se factura aparte y quién responde por cada sistema o integración. La evidencia debe ser una propuesta, contrato o matriz de responsabilidades, no una promesa comercial sin concretar.
Soporte y continuidad
Comprueba horarios, prioridades y escalado. Distingue el tiempo de primera respuesta del de resolución. Para recuperación, pide el alcance de las copias, sus responsables y evidencia de pruebas; disponer de una copia no demuestra que el servicio se pueda restaurar.
Accesos y seguridad
Revisa cómo se autorizan, revisan y retiran los accesos, y cómo se comunican incidentes. Registra qué evidencia existe sin copiar contraseñas, claves o datos personales en la plantilla. Las revisiones especializadas requieren un alcance adicional.
Documentación y dependencia
Comprueba si la empresa puede acceder a su documentación, inventarios, configuraciones y contratos. Identifica qué conocimiento depende de una sola persona y qué ocurre si cambia el equipo del proveedor.
Salida y transferencia
Pregunta cómo recuperar datos y documentación, en qué formato, con qué plazo y coste. Revisa las condiciones para transferir el servicio y revocar accesos al terminar. Una oferta debe poder evaluarse también por cómo permite salir.
3. Revisa evidencias y bloqueos
Responde mediante las opciones Sí, comprobado; Parcial; No; No lo sé; o No aplica. Una respuesta afirmativa exige una referencia revisada y No aplica exige justificar la exclusión. Las prioridades sugeridas deben validarse con el contexto de tu empresa.
El resumen cuenta asuntos críticos sin confirmar, confirmaciones sin evidencia, exclusiones sin justificar y acciones vencidas. La cobertura es una medida de avance de la revisión, no una nota de calidad ni una garantía de seguridad. Una media no debe ocultar un requisito crítico pendiente.
4. Convierte la revisión en acciones
Por cada evidencia pendiente, asigna un responsable y una fecha. Resume las condiciones para renovar, renegociar o sustituir al proveedor. No fijamos un umbral universal de aprobación: depende del servicio y del riesgo que pueda asumir tu empresa.
Ejemplo ilustrativo: un proveedor confirma que realiza copias, pero no aporta resultados de restauración. La siguiente acción es acordar y verificar una prueba, no dar por demostrada la recuperación. Este ejemplo no describe un cliente ni resultados de RAZNAR.
¿Necesitas ayuda para comparar proveedores?
El servicio de CIO externo para pymes puede incluir inventario de contratos, matriz de proveedores y prioridades de revisión, según el alcance acordado. Para una revisión específica de seguridad, consulta CISO externo.