Antes de comprar una herramienta o encargar un piloto, conviene acordar qué decisión permitirá tomar la prueba. Esta plantilla ayuda a comparar iniciativas de IA y detectar información pendiente. Puedes usarla sin registro con dirección, operaciones y el proveedor.
Una decisión de IA explicada en un minuto
Demostración ilustrativa de una evaluación, no un caso de cliente. Los importes son supuestos editables: no son tarifas de RAZNAR, ahorros medidos ni una promesa de resultados.
El problema
Una empresa quiere clasificar 2.000 correos al mes. Estima que emplea 100 horas mensuales, valoradas a 25 € por hora. Antes de aprobar IA, debe medir ese tiempo y comparar una alternativa basada en reglas.
Lo que cambia al contar la revisión humana
- Proceso manual: 30.000 € al año en tiempo valorado
- Es la referencia del ejemplo, no un gasto que vaya a desaparecer automáticamente.
- IA, escenario base: 17.400 € el primer año
- Incluye 2.400 € iniciales, 250 € mensuales de tecnología y 40 horas mensuales de trabajo humano a 25 €. La diferencia de 12.600 € es capacidad valorada neta de los costes incluidos, no ahorro de caja.
- IA, escenario desfavorable: 31.800 € el primer año
- Con 80 horas mensuales de trabajo humano, 350 € mensuales de tecnología y 3.600 € iniciales, supera en 1.800 € la referencia manual.
La decisión que recibiría dirección
No aprobar todavía la implantación. Primero comprobar tiempos reales, permisos de uso de los datos y alternativa sin IA. Después decidir si merece la pena una prueba acotada. Si revisar la clasificación elimina la mejora esperada, corregir o descartar la propuesta.
El entregable, en concreto
- Ficha del proceso, supuestos y datos pendientes de comprobar.
- Comparación de alternativas y costes, incluida la revisión humana.
- Plan de prueba con responsable, métricas y criterios para continuar o detenerse.
Ver todos los supuestos y criterios de esta demostración o descargar el ejemplo editable. El modelo completo explica sus límites y los costes que debes incorporar para adaptarlo.
Solicitar una propuesta para evaluar mi proceso. Indica qué tarea quieres mejorar y si ya tienes una herramienta o propuesta. No necesitas enviar documentación confidencial para esa primera conversación. La evaluación es de pago; alcance, calendario y precio se acuerdan antes de comenzar.
Descarga la plantilla editable
Descargar plantilla de evaluación de proyectos de IA (Excel .xlsx). Abre el libro en Excel o LibreOffice, empieza por Inicio y guarda una copia por iniciativa. La información que escribas permanece en tu archivo: esta página no la recoge.
Cómo usar la plantilla: solo dos pasos
- Inicio: completa empresa, proyecto y responsables. Selecciona sector, tamaño, momento de revisión y objetivo mediante desplegables. La fecha objetivo es opcional hasta acordarla.
- Responder: elige Sí, comprobado; Parcial; No; No lo sé; o No aplica. Añade una referencia si afirmas que está comprobado y una explicación si no aplica.
Las pestañas Resultado y Plan se completan automáticamente. Proponen qué aclarar o preparar, prioridad, responsable de la ficha y fecha objetivo. No necesitas volver a copiar esos datos. Las propuestas deben validarse con el equipo.
Las celdas azules son editables. Las calculadas están protegidas para evitar borrados accidentales; puedes desproteger la hoja sin contraseña si necesitas adaptarla. Filtra el plan para revisar las prioridades. El ejemplo de Inicio muestra cómo responder cuando aún no tienes evidencia.
Costes opcionales: compara tres escenarios cuando tengas datos suficientes. No hace falta completar esta pestaña para usar la evaluación guiada.
El libro no requiere macros ni conexiones de datos externas. Ábrelo en Excel o LibreOffice de escritorio para recalcular. Las recomendaciones se basan en reglas de tus respuestas: no verifican documentos ni aprueban por ti un proyecto, contrato o respuesta al cliente.
Qué revisar antes de aprobar un piloto
- Problema y situación actual. Describe el proceso, quién lo realiza y cómo se comprueba hoy su resultado. Registra una medida inicial; si no existe, el primer paso es obtenerla.
- Alternativa sin IA. Compara la propuesta con mejorar el procedimiento, configurar una herramienta existente o automatizar mediante reglas.
- Datos y acceso. Identifica documentos, calidad, permisos, datos sensibles y las restricciones que debes revisar antes de facilitar información al proveedor.
- Coste completo. Incluye preparación de datos, integración, licencias, uso, revisión humana, mantenimiento y salida del servicio. Separa coste inicial y recurrente.
- Errores y revisión. Define qué fallos son tolerables, cuáles requieren detener el proceso y quién puede corregirlos.
- Decisión de salida. Acuerda qué evidencia permitiría continuar, cambiar el alcance o detener la iniciativa.
Cómo completar la evaluación
Para cada criterio anota una evidencia, su responsable y el estado: confirmado, pendiente o bloqueante. Un promedio favorable no compensa un acceso a datos sin resolver ni un error de consecuencias inaceptables. No apruebes el piloto solo por completar todas las casillas.
Ejemplo completo: ¿compensa clasificar correos con IA?
Ejemplo ilustrativo, no un caso de cliente. Los volúmenes, importes y umbrales siguientes son supuestos didácticos, no precios de RAZNAR ni resultados medidos. Sustitúyelos por datos de tu proceso.
1. La decisión y el proceso
Una pyme recibe 2.000 correos al mes y dedica una media supuesta de 3 minutos a clasificarlos: 100 horas mensuales. Quiere asignarlos a tres colas internas. La prueba solo propondrá una categoría; no enviará respuestas, borrará mensajes ni ejecutará pagos.
Antes de IA se comparará una alternativa de reglas con las herramientas existentes. Si resuelve el problema con menos coste y riesgo, no se justifica añadir un modelo.
2. Qué responder en la plantilla
- Proceso y medida inicial: Parcial. Tenemos una estimación de volumen, pero falta medir tiempos y errores en una muestra real.
- Permisos y restricciones: No lo sé. No enviar correos reales a un proveedor hasta revisar permisos y condiciones.
- Revisión humana: Parcial. Operaciones debe reservar tiempo y designar quién revisa los mensajes ambiguos.
- Criterios de aceptación: Parcial. Los umbrales propuestos deben acordarse antes de probar.
El Excel rellenado incluye las veinte respuestas y las referencias didácticas. Su plan muestra lo que falta preparar; completar la ficha no equivale a aprobar el piloto.
Descargar el ejemplo de evaluación rellenado y editable (Excel). Empieza por Inicio, revisa Responder y cambia los supuestos de Costes opcionales. Conserva una copia del ejemplo y utiliza la plantilla vacía para tu empresa.
3. Números que pueden cambiar la decisión
Se compara un horizonte de 12 meses y se valora la hora a 25 €. En el escenario base se suponen 2.400 € iniciales, 250 € mensuales de tecnología y 40 horas mensuales de trabajo humano, incluida toda la revisión. El coste mensual sería 1.250 € y el total del primer año 17.400 €. El proceso manual comparable costaría 30.000 € al año en tiempo valorado.
- Escenario desfavorable: 80 horas de trabajo humano, 350 € mensuales de tecnología y 3.600 € iniciales. Coste anual: 31.800 €, superior al manual en 1.800 €.
- Escenario base: 40 horas, 250 € mensuales de tecnología y 2.400 € iniciales. Diferencia anual frente al manual: 12.600 € de capacidad valorada neta de los costes incluidos.
- Escenario favorable: 25 horas, 200 € mensuales de tecnología y 1.800 € iniciales. Coste anual: 11.700 €; diferencia de 18.300 €.
No son ahorros de caja. Liberar horas no reduce automáticamente una nómina ni garantiza ingresos adicionales. El modelo supone coste de salida cero, no incluye impuestos ni financiación y exige incorporar cualquier integración, soporte o coste de salida que aparezca. Las horas humanas se contabilizan una sola vez.
4. Cómo probar y cuándo detenerse
Propuesta didáctica: preparar 300 mensajes representativos y autorizados, separar 150 para ajuste y 150 para evaluación, incluir excepciones y acordar las etiquetas con Operaciones. Esta muestra inicial no acredita fiabilidad para todos los casos ni permite demostrar ausencia de fallos raros.
- Medir tiempo total por mensaje, correcciones, errores por categoría y coste, comparando con reglas y proceso manual.
- Como criterio ilustrativo, exigir al menos un 95 % de clasificación correcta en la muestra separada, revisar el 100 % de las propuestas durante el piloto y conservar la derivación manual.
- Detener la prueba ante exposición no autorizada de información o cualquier acción externa no prevista. No ocultar estos fallos dentro de una media.
- No ampliar si la revisión consume el beneficio esperado, falta una alternativa manual o no hay responsable para operar el sistema.
5. Nuestra conclusión sobre estos supuestos
Preparar evidencias antes de aprobar. El escenario base parece viable en tiempo valorado, pero el desfavorable no. Primero medir el proceso, comparar reglas y resolver las condiciones de datos. Después, si siguen cumpliéndose las condiciones, presupuestar una prueba acotada. La recomendación puede ser posponer o descartar IA.
Cuéntanos el proceso que necesitas evaluar. La primera conversación valora el encaje; la evaluación es de pago y se acuerdan alcance, calendario y precio antes de comenzar.
Cuándo pedir una evaluación externa
Puede ayudarte si las propuestas no son comparables, faltan criterios de aceptación o nadie puede explicar el coste de operar el piloto. Nuestro servicio de Chief AI Officer externo permite acordar una evaluación con entregables y precio antes de comenzar.
Solicitar ayuda para evaluar mi proyecto de IA. La primera conversación valora el encaje; el trabajo posterior se presupuesta.
Qué recibirías
Consulta el ejemplo de ficha de evaluación y decisiones para conocer el formato de un entregable ilustrativo.
Referencia y límites
El marco voluntario AI RMF de NIST ofrece una referencia para gestionar riesgos de IA. Nuestra plantilla es una herramienta de preparación propia; no constituye una certificación ni sustituye las revisiones técnicas o legales necesarias.
Actualizado el 17 de octubre de 2026: demostración breve, ejemplo completo y libro rellenado. Plantilla Excel versión 3.0. Elaboración: RAZNAR Business Consulting.